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「ミス」を業務改善のきっかけにしよう
みなさん、こんにちは。
気持ちのよい気候が続いています。
クーラーなしで過ごすことができるこの季節に
どんどん仕事も進めていきたいものです。
さて労働保険の年度更新の書類も届き
6月は算定基礎届の作成、協会けんぽの扶養調査、
夏期賞与の査定など、給与計算事務の繁忙期になります。
事務作業の仕事にミスはつきもの。
ミスが発生したときに、あなたはどんな対応をしていますか？
私が社会保険労務士の資格を取り、初めての仕事は
従業員3000名超の会社の給与計算および社会保険手続きでした。
当時、新入社員だけで400名が入社するような会社で
さらに、全国各地に支店・営業所がありましたので
毎月の異動情報もハンパない量で
支度料や単身赴任手当の支給、停止、
さらには通勤手当の見直し、
当時は、健康保険証の遠隔地証の発行手続きなど、
毎日、毎日目が回るような忙しさでした。
限られた人数で限られた時間で給与計算を終えるために
毎月給与計算の注意事項を担当者で共有し
（いより通信中段に毎月掲載している「当月給与の注意事項」は
そのときのなごりです）
給与計算を終えたあとは、当月発生したミスを必ず共有し
次月以降に申し送りをしていました。
給与計算や社会保険の仕事はクリエイティブなものではありません。
いくつかのパターンを覚えて、それをなぞればできる仕事です。
算定基礎届の作成や年度更新、さらには年末調整の業務などは
1年に一度しかない業務です。
来年になれば、あなたは担当をはずれ、別の人が担当になっているかもしれません。
しかし、1年に一度しかない業務をする際に、まず最初に確認をしなければならないのは
「去年どのように業務を進めたのか。さらにどんなミスが発生したのか」です。
作業を始める前に、「あるべき姿」を全員がイメージすることで
おかしな処理をしてしまったときに、『違和感』を感じることができるようになります。
ミスをゼロにできればよいですが、ミスゼロをめざすと、ミスが発生したときに
隠蔽したり、他人のせいにしてしまう風土になってしまいます。
発生したミスがなぜ発生したのかを皆で話し合い、
ミスが再発しない方法、さらにはミスの発生をチェックできるしくみを
みなで考えて実行していきましょう。
6月25日に発売予定の新刊では、給与計算事務をミスなく速くこなすコツを書いております。
みなさんの業務改善のきっかけとなるような内容となっておりますので
ご期待くださいませ。
６月給与の注意事項
１．労働保険料年度更新の申告および納付をしましょう。（期限 7月10日）
平成24年4月から労災保険料および雇用保険料が変更になっています。
２．6月給与の支払いが終わったら算定基礎届の作成提出を行ないましょう。
（期限 7月10日）
３．今月から住民税が変更になります。
４．賞与の支払いがある場合は、賞与支払い届の提出をお忘れなく。
賞与にかかる源泉所得税の納付も合わせておこないましょう。
今月の気づき
6月25日発売予定の5冊目の著書の制作が佳境を迎えております。
1年ぶりの執筆で今回は執筆期間には余裕があったので
コツコツと書き進めたり、本に入れる書式の作成をしたりして
コンテンツはかなり充実させることができました。
しかし最後の最後はいつも同じで限られた時間の中で
修正を入れたり、書いている内容の確認をしなければならず
脳みそが沸騰するくらいの大変さでした。
1冊の本に書く文字量は8万字から10万字。
一気に書き上げることはできないので、
テーマごとに書き進めることになります。
これらを合体させて1冊の本になるわけですが
同じ書き手であったとしても、書くときによって
微妙に言葉遣いが変わったりします。
「社員」と「従業員」、「給料」と「給与」の混在など、
こういった言葉遣いの統一も、原稿があがってから
編集者さんとやっていきます。
さらにこれに加えて絶対にやらなければならないことが法律の内容の確認です。
給与計算事務も社会保険手続きも、自分にとっては新しく学ぶことではありません。
この「知っていること」というのが曲者で、そもそもの思い違いや
さらには、頭ではわかっているのに、違うことを書いている、という現象を
多々引き起こすことになります。
今週末が印刷に入る前の最後の原稿チェックとなります。
社労士資格を持つ事務所の職員さんにも手伝ってもらって
うっかりミスをなくし、よりお役に立つ本を世に送り出したいと思います。
（2012年06月発行）
